Technika BOSCARD – precyzja w podejmowaniu decyzji o inicjowaniu projektów
Wiele organizacji z którymi mam przyjemność współpracować ma poważny problem z podejmowaniem właściwych decyzji. Słowo właściwe przybiera na znaczeniu szczególnie w odniesieniu do poszukiwania właściwej równowagi między istniejącymi rutynowymi procesami, już realizowanymi projektami i nowymi pomysłami np. dotyczącymi rozwoju nowych produktów/usług.
Pojawia się wiodący, lecz równie niepokojący trend tj. chęć osiągnięcia wszystkiego w tym samym czasie. Niektóre zarządy wyznaczając cele swoim menedżerom są świadome, że i tak zaledwie część z nich się uda zrealizować. Obawiają się, że jeżeli od razu zbudujemy zrównoważone podejście do zmian to efekty mogą być niewystarczające. Nic bardziej mylnego. To od czego powinnyśmy zacząć to wybrać właściwe pomysły na projekt i zobaczyć w jaki sposób dołożenie kolejnego „elementu” do „układanki budżetowej” nie spowoduje negatywnych konsekwencji. Warto wykorzystać w tym celu technikę BOSCARD (akronim od pierwszych liter angielskich słów: Background, Objectives, Scope, Constraints, Assumptions, Risks, Deliverables), która jest strategicznym narzędziem planowania i zawrzeć sekcje informacyjne je we własnych szablonach dokumentacji rozpoczęcia projektu:
- B – background: podwody realizacji projektu. Należy w syntetyczny sposób przedstawić kluczowe informacje związane z powodami realizacji danego projektu oraz wskazać kluczowych interesariuszy zainteresowanych wykorzystaniem dostarczonych w ramach projektu produktów bądź potencjału.
- O - objectives: główne cele przedsięwzięcia. Należy zdefiniować cele ogólne i szczegółowe przy wykorzystaniu techniki SMART.
- S - scope: zakres projektu. Wysokopoziomowy opis cech oraz funkcji, które charakteryzują produkt bądź usługę. Mogą one dotyczyć wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.
- C - constraints: ograniczenia. Zidentyfikować konkretne ograniczenia, warunki realizacyjne w odniesieniu do definicji zakresu projektu.
- A - assumptions: założenia projektowe. Określić wszystkie czynniki, które z punktu widzenia samego planowania uznamy za prawdziwe i istotne.
- R - risks: ryzyka. Identyfikacja ryzyka przynajmniej w odniesieniu do celów przedsięwzięcia, zakresu, przyjętych założeń oraz planowanych korzyści.
- D - Deliverables: rezultaty Przestawienie listy produktów projektu, których wykorzystanie dostarczy nam uzyskanie jakiś wymiernych korzyści.
Nie od dziś wiadomo, że podczas rozpoczynania projektu ważne jest, aby wszystkie kluczowe strony w projekcie miały szanse uzgodnić to co finalnie projekt ma osiągnąć. Główną zaletą techniki BOSCARD jest dostarczenie istotnych informacji o projekcie, aby podjąć właściwą decyzję.
Autor: Martin Daliga, PhD, MBA, P2P, MsP, MoP, REQB, IBAQB, PO, PSM