Opis i cele szkolenia:

Celem warsztatu szkoleniowego jest zapoznanie jego uczestników z kluczowymi funkcjami oprogramowania MS Project 2013 używanymi przez kierowników i członków zespołów projektowych do wspomagania procesu zarządzania projektem. W szkoleniu duży nacisk kładziemy na dostosowanie programu MS Project do indywidualnych potrzeb wynikających chociażby z uwarunkowań danej branży.

Ważnym elementem warsztatów jest przekazanie wiedzy w zakresie tych funkcji, które automatyzują procesy zarządzania projektem szczególnie w obszarze raportowania, harmonogramowania oraz oceny postępów prac. Wartością dodaną tego kursu jest nabycie praktycznych i użytecznych umiejętności planowania zadań, zasobów oraz naturalnie kosztów projektu przy wykorzystaniu oprogramowania MS Project 2013.

Szkolenie ma również na celu ugruntowanie wiedzy w zakresie podejścia do planowania w odniesieniu do standardu PMBoK oraz metodyki PRINCE2. Powiązanie aspektów teoretycznych z konkretnymi przykładami pozwala osiągnąć dodatkową wartość, polegającą na optymalnym uwzględnieniu ograniczeń dla opracowywanych harmonogramów.

Korzyści dla uczestnika:

Po ukończonym warsztacie uczestnicy będą wiedzieli m.in.:

• W jaki sposób wykorzystać narzędzia do poprawnego planowania przedsięwzięć projektowych.
• Do jakiego poziomu szczegółowości dekomponować zadania.
• W jaki sposób stosować relacje między zadaniami.
• Jak wykorzystać MS Project 2013 do raportowania postępów prac.
• Jak zautomatyzować monitorowanie realizacji projektu.

Uczestnicy będą dodatkowo potrafili:

• Wykorzystać narzędzia MS Project do harmonogramowania prac projektowych.
• Wykorzystać praktyczną wiedzę wynikającą z podejścia do harmonogramowania ze standardu PMBoK oraz metodyki PRINCE2.
• Właściwie monitorować postępy prac i wpływać na zespół projektowy.
• Usprawnić zarządzanie projektem i planować odpowiednio zmiany w projekcie.
• Wykorzystać szanse i analizować zagrożenia w oparciu o stworzone harmonogramy.

Metodyka szkolenia:

Projekt warsztatów ma charakter autorski i został opracowany w oparciu o doświadczenia praktyczne trenera, wynikające ze współpracy z organizacjami przy doskonaleniu ich systemów zarządzania portfelem, programem i projektem.

Podczas szkolenia będą wykorzystywane następujące techniki szkoleniowe:

• Prezentacja multimedialna, warsztaty, konsultacje indywidualne, studia przypadków, dyskusja nad osiągniętymi wynikami.
• Uczestnicy mogą liczyć na praktyczny i przystępny komentarz w odniesieniu do prezentowanego materiału, również z perspektywy własnej organizacji i problemów.

PROGRAM MERYTORYCZNY SZKOLENIA:

1. WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW.
   • Prezentacja trenera i uczestników warsztatów.
   • Omówienie głównych elementów warsztatów.
2. ROZPOCZYNANANIE PRACY Z MS PROJECT 2013.
   • Instalacja i dopasowywanie widoków w MS Project 2013.
   • Przegląd funkcji w MS Project w odniesieniu do kluczowych obowiązków kierownika projektu i członków zespołu projektowego. 
   • Personifikacja wstążki i poszczególnych kart.
   • Analiza widoków: wykresu, arkusza, formularza, zadań oraz zasobów.
   • Analiza i omówienie znaczenia kart: zadanie, zasób, projekt, widok.
   • Proces budowania harmonogramu w MS Project – analiza różnych technik i metod. 
3. KROKI DO OPRACOWANIA WŁAŚCIWEGO HARMONOGRAMU PROJEKTU.
   • Wykorzystanie szablonów do tworzenia własnych projektów.
   • Tworzenie projektu od podstaw – praktyczne wskazówki.
   • Definiowanie zadań oraz analiza sekwencji ich realizacji.
   • Definiowanie zasobów koniecznych do wykonania działań.
   • Określanie czasu trwania zadań i przypisywanie zasobów.
   • Interpretacja linii odniesienia dla projektu.
   • Techniki śledzenia postępu realizacji prac w projekcie.
4. SPOSOBY PLANOWANIA ZALEŻNOŚCI W PROJEKCIE.
   • Planowanie ręczne - szukanie odpowiedzi na pytanie kiedy warto?
   • Tryb automatyczny – rekomendowane podejście dla kierownika projektu.
   • Sposoby przełączania się między poszczególnymi trybami.
5. OPRACACOWANIE CZYTELNEJ STRUKTURY PODZIAŁU PRACY (WBS).
   • Technika Planowania Opartego na Produktach - sposób jej implementacji w MS Project.
   • Zadania końcowe i pośrednie – różne spojrzenia na zakres prac.
   • Definiowanie i wprowadzanie kamieni milowych.
   • Techniki szacowania WBS i ich wykorzystanie w MS Project.  
   • Kody struktury podziału pracy (SPP – WBS) – czyli w jaki sposób zapewnić skuteczność komunikacji w zespole projektowym.
6. WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W MS PROJECT.
   • Omówienie rodzajów zadań w MS Project i ich znaczenie w kontekście monitorowania postępów prac:
     • Zadania sumaryczne.
     • Zadania typ: punkt kontrolny.
     • Zadania zwykłe.
     • Zadania cykliczne.
     • Zadania planowane ręcznie.
     • Zadania nieaktywne.
   • Dzielenie zadań – analiza przypadków zastosowań. 
   • Operacje na działaniach: dodawanie, usuwanie, zmiana, przestawianie kolejności zadań.
   • Typy relacji między zadaniami oraz sposoby dokonywania ich zmian:
     • Zakończenie – rozpoczęcie.
     • Rozpoczęcie – rozpoczęcie.
     • Zakończenie – zakończenie.
     • Rozpoczęcie  - zakończenie.
   • Rola i znaczenie funkcji inspektora zadań.
7. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI W MS PROJECT.
   • Określanie zasobów oraz definiowanie ich rodzajów konicznych do wykonania zakresu prac.
   • Przegląd zasobów oraz ich implementacja w MS Project:
     • Zasoby materiałowe.
     • Zasoby budżetowe.
     • Zasoby kosztowe.
     • Zasoby ogólne.
     • Zasoby typu praca.
   • Wprowadzanie indywidualnych zasobów przy uwzględnieniu niedostępności i ograniczeń zasobów.
   • Rejestrowanie poszczególnych kategorii zasobów w MS Project.
8. SPOSOBY ALOKACJI ZASOBÓW DO ZADAŃ.
   • Przydzielanie zasobów do zadań w zależności od typów zadań:
     • Zadania o stałej pracy.
     • Zadania o stałej liczbie jednostek.
     • Zadania o stałym czasie trwania.
     • Planowanie zadań w oparciu o nakład pracy.
   • Definiowanie różnych ilości zasobów do zadań.
   • Alokacja zasobów budżetowych.
9. DEFINIOWANIE INDYWIDUALNYCH KALENDARZY DOSTĘPNOŚCI ZASOBÓW.
   • Tworzenie i modyfikacja kalendarza dla zasobów w projekcie.
   • Przegląd kalendarzy w projekcie i ich znaczenie na miary efektywności w zarządzania projektami:
     • Kalendarz projektu.
     • Kalendarz zasobu.
     • Kalendarz zadania.
   • Główne funkcje i przeznaczenie opcji kalendarza.
10. BILANSOWANIE ZASOBÓW  - CZYLI W JAKI SPOSÓB ZAPEWNIĆ REALNOŚĆ WYKONYWANIA PLANÓW.
    • Analiza i znaczenie ścieżki krytycznej dla osób zarządzających projektami.
    • Widok obciążenia zasobów – rozwiązywanie konfliktów przydziałów zasobów.
    • Definiowanie i analiza pracy w nadgodzinach oraz ocena wpływu na budżet projektu.
    • Bilansowanie zasobów w trybie manualnym oraz automatycznym.
11. MONITOROWANIE REALIZACJI PROJEKTÓW.
    • Aktualizacja poziomu realizacji zadań w projekcie.
    • Śledzenie postępu prac w odniesieniu do planu bazowego.
    • Plan bazowy na wykresie Gantta.
    • Aktualizacja planu bazowego m.in. w odniesieniu do zaakceptowanych zmian projektu.
    • Wprowadzanie planów pośrednich i ich znaczenie dla zespołów projektowych.
    • Analiza odchyleń od terminów, kosztów i zaplanowanej pracy.
    • Wykorzystanie raportów: standardowych, predefiniowanych przez użytkowników.
    • Funkcje filtrów w kreowaniu widoków dla osób zarządzających projektem.
    • Raporty wizualne – obciążenia zasobów w projekcie.
    • Eksportowanie i prezentacja danych do narzędzi pakietu MS Office.
12. PODSUMOWANIE WARSZTATU I WNIOSKI KOŃCOWE.